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Gestione delle iscrizioni online: il flusso completo

Dalla domanda compilata sul sito pubblico dell'associazione al pagamento della quota nel portale personale, senza app da installare e senza password da ricordare.

1. La vetrina pubblica, senza app e senza barriere

Il genitore compila la domanda direttamente dalle pagine del sito pubblico dell'associazione. Il sistema non richiede alcuna registrazione preventiva né autenticazione: il modulo è aperto a chiunque visiti il sito quando le iscrizioni sono attive.

I vincoli sono integrati nel modulo stesso. La compilazione è protetta da sistemi antibot e il sistema verifica in tempo reale la presenza di doppioni tramite il codice fiscale. L'apertura del modulo è inoltre vincolata al caricamento dell'informativa privacy aggiornata: se il documento legale manca, il sistema impedisce l'accettazione dei dati, garantendo la conformità nativa al GDPR.

2. L'approvazione in segreteria

I dati inseriti dal genitore non modificano direttamente l'anagrafica ufficiale. Rimangono in un'area di attesa evidenziata da notifiche nel pannello di controllo, dove la segreteria può correggere eventuali refusi nei testi prima di convalidare la scheda.

In questa fase entra in gioco l'automazione delle quote: il sistema calcola la categoria sportiva corretta in base alla data di nascita dell'atleta e propone la tariffa stagionale di riferimento. L'operatore può applicare sconti percentuali o in valore assoluto, associando la quota in modo permanente alla stagione in corso.

3. Il Magic Link via email, senza password

Una volta approvata la richiesta, il sistema invia un'email di benvenuto contenente un collegamento crittografato univoco, il Magic Link. Questo collegamento garantisce l'accesso immediato al portale personale per 24 ore senza richiedere la creazione di una password né l'installazione di software sul dispositivo.

Se il link scade, l'utente può richiederne uno nuovo inserendo il proprio indirizzo email, senza gravare sul lavoro della segreteria.

4. Il portale personale: documenti e saldo

Il portale presenta le liberatorie in modo granulare, come la concessione per l'uso delle immagini, permettendo al genitore di accettarle o revocarle in qualsiasi momento in conformità con le linee guida europee sulla protezione dei dati.

Dallo stesso portale l'utente carica i documenti richiesti: può scattare una fotografia direttamente dal proprio smartphone per la fototessera e il certificato medico sportivo. I file vengono inviati istantaneamente alla segreteria per la successiva verifica di validità.

Sul fronte economico, il sistema analizza la quota assegnata ed esamina la cronologia dei versamenti effettuati. Propone automaticamente la cifra esatta da corrispondere, calcolando la rata successiva o il saldo totale rimanente.

L'interfaccia agevola il pagamento manuale fornendo funzioni di copia e incolla rapida per l'IBAN e per la causale corretta del bonifico. È inoltre predisposta per l'integrazione con sistemi di pagamento diretto tramite circuiti digitali, per automatizzare la riconciliazione degli incassi.