Guida al pannello di amministrazione

La Dashboard è il punto di ingresso dopo l'accesso: riunisce il quadro della situazione e mette in cima ciò che richiede attenzione. Le nuove richieste di iscrizione online compaiono come primo avviso, con il contatore delle domande in attesa: un click sull'avviso apre direttamente la lavorazione. Da qui si raggiungono tutti i moduli del pannello, e la dashboard finanziaria mostra gli indicatori della stagione selezionabile dal menu a tendina, incluse le stagioni passate in sola consultazione.

La sezione Atleti è l'anagrafica dell'associazione. La tabella offre ricerca istantanea e filtri, e accanto a ogni nome gli indicatori colorati mostrano a colpo d'occhio lo stato del certificato medico e dei pagamenti. L'esportazione produce CSV o JSON con selezione delle colonne da includere.

La scheda del singolo atleta raccoglie i dati anagrafici con la fototessera (ritagliata e ottimizzata automaticamente al caricamento), i contatti dei genitori e il fascicolo digitale: uno spazio privato dove trascinare i documenti dell'atleta o caricarli con un click, con ricerca interna, contatore dei documenti rispetto al limite del piano e tracciamento delle scadenze (il fascicolo si attiva dopo il primo salvataggio della scheda). Nella scheda si registrano anche l'email del genitore, che è la chiave di accesso all'area personale via magic link, e il codice fiscale per le detrazioni, riproposto poi in fase di emissione delle ricevute. La scheda si stampa in PDF con un click. Da questa sezione si attivano anche le liste gara, con il controllo di idoneità integrato.

La sezione Certificati governa la tutela sanitaria: la coda dei documenti caricati dai genitori in attesa di verifica, l'approvazione o il rifiuto motivato con notifica automatica alla famiglia, e il quadro delle scadenze con gli stati verde, arancione e rosso. Gli avvisi automatici partono a quarantacinque giorni, quindici giorni e il giorno della scadenza.

Il percorso completo, dal caricamento del genitore alla protezione dei file sanitari, è descritto nel flusso Certificati medici.

La sezione Pagamenti registra ogni incasso nella scheda dell'atleta e ne deriva lo stato stagionale: Regolare, Parziale o Assente. Da qui si emettono le ricevute numerate progressivamente e immutabili, si applicano gli sconti personalizzati e si esporta il riepilogo di chi ha pagato e quanto manca, in PDF, CSV o JSON.

Le regole di emissione, l'intestatario per i minorenni e l'archiviazione sono descritti nel flusso Quote e pagamenti.

Documenti WEB gestisce il cassetto digitale pubblico dell'associazione: moduli, regolamenti e informative caricati qui diventano scaricabili dal sito ventiquattro ore su ventiquattro, senza che la segreteria debba inviare lo stesso PDF a ogni richiesta. Sul sito i documenti compaiono come schede ordinate per categoria (per esempio Modulistica o Dispositivo), e il collegamento "Documenti e Moduli" nel footer apre il cassetto da qualunque pagina. L'informativa privacy pubblicata qui è anche il prerequisito per l'apertura del modulo di iscrizione online.

Contenuti WEB è la redazione del sito pubblico: gestisce le sezioni principali della home, la loro visibilità e i contenuti specifici di ciascuna. Quasi ogni sezione ha un interruttore di visibilità: spegnendolo, la sezione scompare dalla pagina e la relativa voce sparisce anche dal menu del sito.

Hero Slides

Le immagini a tutto schermo in testa alla home, ognuna con il proprio slogan, il testo alternativo e l'ordine di scorrimento. Le slide si attivano e disattivano singolarmente, e come tutte le immagini caricate vengono compresse e adattate automaticamente ai diversi schermi.

Chi Siamo

La presentazione dell'associazione: storia, valori e missione, scritti nell'editor di testo ricco e pubblicati nella sezione dedicata della home.

Dritte del Coach

Brevi consigli e messaggi del club che ruotano nella fascia dedicata della home, un modo leggero per dare voce allo staff tecnico.

Attività

Le discipline e i corsi proposti dall'associazione, presentati nella sezione attività del sito.

Fascia Invito

La fascia di invito in home ("Pronto a metterti in gioco?") che governa anche le iscrizioni online: da qui si accendono e spengono le iscrizioni per la stagione, si imposta una data di chiusura automatica e si caricano i documenti di consenso (informativa privacy e liberatorie). L'accensione richiede che l'informativa vigente sia pubblicata: senza documento, il modulo pubblico non accetta dati. A iscrizioni spente la fascia mostra il semplice invito al contatto.

News

Le notizie si scrivono nell'editor e compaiono sul sito alla pubblicazione. Il ticker in homepage rilancia le ultime uscite, e il redattore AI di club, incluso nel piano Performance, prepara bozze coerenti con l'identità e i contenuti dell'associazione, con tag SEO suggeriti automaticamente.

Eventi

Gli eventi vanno in calendario sul sito con gli allegati tecnici e il pulsante che permette a soci e famiglie di aggiungerli al proprio calendario personale.

Medioteca

La raccolta di foto e video del club, con importazione diretta dei video da YouTube incollando il semplice link. Il numero di media disponibili dipende dal piano attivo.

Sponsor & Partner

I loghi di sponsor e partner si caricano e ordinano da pannello e compaiono nella sezione dedicata del sito.

Contatti

I recapiti dell'associazione mostrati sul sito e il modulo di contatto pubblico, protetto da verifica antibot, con cui i visitatori scrivono direttamente al club.

Avanzate raccoglie le configurazioni di sistema dell'associazione ed è riservata al ruolo Proprietario: gli altri ruoli non vedono questa sezione.

Gestisci Utenti Admin

Gli inviti ai collaboratori del backoffice, ognuno con uno o più ruoli: Amministratore, Tesoriere, Segreteria, Redattore, Allenatore, Supervisore. I ruoli sono sovrapponibili (chi è Segreteria e Tesoriere somma i permessi di entrambi) e ognuno vede solo le sezioni di sua competenza. Il numero di utenti backoffice e i ruoli disponibili dipendono dal piano attivo, e il sistema protegge sempre l'ultimo Proprietario da rimozioni accidentali.

Gestisci Allenatori

Le schede degli allenatori mostrate sul sito pubblico: foto, discipline seguite, ordine di presentazione e attivazione singola. Il numero di allenatori dipende dal piano.

Presenza Sito Web

Due interruttori governano il sito pubblico. Sito WEB Visibile decide se il sito è accessibile a chiunque: spento, resta raggiungibile solo l'area di amministrazione, utile mentre si preparano i contenuti prima del debutto. Sito WEB Configurabile decide se le sezioni pubbliche (News, Attività e le altre) compaiono nell'area Contenuti WEB: spegnendolo, il pannello si semplifica per chi usa cluBase.it come puro gestionale senza sito.

Riferimenti Globali

I dati identificativi dell'associazione usati in tutta la piattaforma, dal sito pubblico alle ricevute: denominazione, indirizzo della sede, email di contatto.

Gestisci Loghi

Il logo dell'associazione nelle sue varianti, applicato al sito e ai documenti generati dal sistema.

Tema Colori per il WEB

La coppia di colori del sito pubblico, scelta tra i temi predefiniti (dal classico Arancione & Blu alle combinazioni più moderne): il sito si riveste del tema senza toccare i contenuti.

Impostazioni Finanziarie

La configurazione economica della stagione: il periodo di riferimento (stagione da Settembre o da Gennaio), la quota associativa nelle sue rateizzazioni (annuale, semestrale, trimestrale, mensile), la tassa di iscrizione che si somma al dovuto, con il riepilogo del totale in tempo reale. Qui si aprono le nuove stagioni e si inseriscono le coordinate bancarie (IBAN e intestatario, con validazione formale) che il portale famiglie propone per i bonifici. Dopo l'emissione della prima ricevuta le quote della stagione si bloccano a tutela della numerazione: vanno verificate prima.

Pagine Singole

Le landing page dedicate a iniziative specifiche, come un campus estivo o un evento: pagine autonome del sito, raggiungibili dal proprio indirizzo (es. /campus-estivo), standalone o integrate nella navigazione.

La sezione Abbonamento mostra il piano attivo, i limiti inclusi (atleti, collaboratori, spazio media) e permette di cambiare piano. I pagamenti degli abbonamenti sono gestiti in modo sicuro tramite il circuito Creem; durante i trenta giorni di prova tutte le funzioni sono attive senza carta di credito.

Niente in cluBase.it si cancella davvero al primo click: gli elementi eliminati finiscono nel Cestino, da cui si ripristinano. Il ripristino di un atleta è a cascata e riporta con sé certificati, documenti e pagamenti collegati, così un'eliminazione per errore non costa mai dati.